Zeitmanagement

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Ralf Hansen, Rechtsanwalt in Düsseldorf

 

Anwaltlicher Umgang mit Zeit

Eine Rezension zu:

Benno Heussen

Time Management für Anwälte

Palm - Tops - Zettelsystem - Checklisten

Erstauflage

München: C.H.Beck, 2. Aufl., 2004, E 20,00

ISBN 3-406-48399-2

http://www-beck.de

Rezension zu ersten Auflage:

Anwaltliche Arbeit bedarf der Organisation, sonst verzettelt man sich, auch als Einzelanwalt. Zuviel strömt auf einen ein, muss bewältigt und organisiert werden. Und die Zeit wird nicht mehr, sondern schwindet dahin, zerfließt förmlich unter den Händen, weil die Probleme mit denen wir umgehen immer komplexer werden. Diese Komplexität muss reduziert werden, um damit umgehen zu können. Wer neben der "Juristerei" noch ein Privatleben und Hobbys pflegen will oder sonst Freiräume braucht, ist letztlich auf Zeitmanagement angewiesen, gerade auch bei der Organisation der eigenen Arbeit. Selbstredend soll es auch Kolleginnen und Kollegen geben, die dies nicht brauchen. Heussen bringt das schnell auf die Spitze: "Die Zeitanalyse kann allerdings auch zu der problematischen Erkenntnis führen, dass man keinen größeren Wunsch hat, als die ganze Zeit im Büro zu verbringen, weil man sonst nichts Sinnvolles anzufangen weiß. Um diesen Zustand aufrechtzuerhalten, gibt es ein sicheres Mittel: Den Zeitmanagement-Versuch sofort abbrechen!  Ob dies den Sinn des Lebens ausmacht, wenn es einen gibt, bezweifele ich indessen stark. Der spannende und leicht zu lesende Essay von Benno Heussen, versucht Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten das Zeit-Management nahe zu bringen.

Zeit - Management ist elementar verschränkt mit Wissensmanagement. Heussen pointiert dies mit dem Satz, dass man ohne Wissensmanagement nicht zu Recht kommt. Er empfiehlt mit gutem Recht den Einsatz von Checklisten. Dies ist solange richtig, wie Rechtsanwendung sich nicht auf das leere Abklappern von Checklisten beschränkt. Ein weiteres gutes Hilfsmittel ist das Zettelsystem, um Kreativität auf Dauer nutzen zu können. Das mit sich führen von Notizblöcken ist unumgänglich, wenn man seine Ideen für sich erhalten will. Auf das Problem des Zeitmanagements kam der Verfasser als er in die Lage versetzt wurde, mehr zu tun zu haben, als einem lieb ist. Auf dieser "Folie" entwickelt Heussen die Grundlagen des Zeit-Managements. Das Ziel besteht in einem rationalerem Umgang mit der zur Verfügung stehenden Zeit, die idealer Weise auch dazu führen sollte, die eigene Arbeit einer höheren Qualitätsstufe zuzuführen. Dazu muss man seinen Körper einschätzen können, um wahrzunehmen, wann welche Aufgaben pro Tag am besten wahrgenommen werden können. Die schwersten Aufgaben sollten stets dann bewältigt werden, wenn die Leistungsfähigkeit am höchsten ist. Niemand ist in der Lage sich über einen Zeitraum von 12 Stunden pro Tag aktiv konzentrieren zu können, auch wenn dies in manchen "Sweatshops" verlangt wird. Der eigene Zusammenbruch kann indessen nicht das Ziel der Arbeitstätigkeit sein. Die Ergebnisse können sich katastrophal auswirken. Heussen geht insoweit vom Biorhythmus aus und erläutert dessen Grundlagen sehr plastisch.

Die Strukturen des Zeitmanagements gehen von einer Zielbestimmung aus, von der aus das eigene Verhalten analysiert werden muss, um planen, delegieren und auch kontrollieren zu können.  Am Anfang steht daher die Selbstanalyse, für die ein Fragebogen entwickelt wurde, bei dem ich mit 23 Punkten passabel abgeschnitten habe. Er kennzeichnet die zwölf maßgeblichen Bereiche fremd- und eigenbestimmter Termine, der Telefonate, der Aktenbearbeitung, der Büroorganisation, der Weiterbildung, der Akquisition, der privaten Organisation, des allgemeinen Privatlebens (das man in das Berufsleben integrieren sollte), besonderer privater Interessen der Pausen und Zeitverschwendung und schließlich einer etwa achtstündigen Schlafphase, ohne die man auf Dauer nicht auskommen kann, ohne an seiner Gesundheit schaden zu nehmen. Dies alles führt zu einer Neuplanung und Neuorganisation des eigenen Daseins. Wieman richtige Prioritäten setzt, wird ausgezeichnet erläutert und in 12 Prinzipien zusammengefasst, mit denen sich der interessierte Leser aktiv und kritisch auseinandersetzen sollte. Um sich schneller organisieren zu können, werden auch nützliche Techniken vermittelt, wie das schnellere, problemorientierte lesen, das Auffinden von Zeitfallen, die Abwehr störender Mandanten (etwa solcher, die dreimal die Woche den Sachstand in Verfahren erfragen, die erst in Monaten terminiert sind), die Realisierung absoluter Unterbrechungsverbote zwecks ungestörter Herstellung wichtiger Schriftsätze.

Wie man von unorganisierten oder nicht angemessen organisierten Tag in das Zeitmanagement "springt" wird ausführlich gezeigt und zwar anhand der Einteilung der Arbeit in die Kategorien Arbeit am Mandat, Organisationsaufgaben, Know - How -Aufgaben, Akquisitionsaufgaben am Beispiel einer organisierten Woche. Gezeigt werden etwa auch Zeiterfassungstechniken, deren Beherrschung bei vorwiegender Arbeit auf Stundenhonorarbasis unumgänglich ist, bis hin zum Umgang mit Checklisten und Zettelsystemen sowie einigen interessanten Hinweisen zur Schriftsatzstrategie.

Am Ende soll der leere Schreibtisch stehen und mit ihm eine innere Ruhe eingekehrt sein, die (hoffentlich) zu Gelassenheit führt, im Umgang mit sich und anderen.

Der ungemein lesenswerte Essay hilft wenigstens seinen eigenen anwaltlichen Umgang mit Zeit besser einzuschätzen und gibt entscheidende Hilfestellungen sich besser zu organisieren.